Kunstmatige Intelligentie Blog 2023
Een goed ontworpen en nauwkeurige workflow stelt het bedrijf in staat concurrerend en efficiënt te blijven in de markt. Wanneer de flow werkt, voelen teams zich gemotiveerd om werk uit te voeren dat goed is afgestemd op de strategieën.
Zelfs bij moeilijkheden en marktfluctuaties wordt de routine eenvoudiger, wendbaarder en dynamischer als de processen een welomschreven uitvoeringstraject volgen – het is mogelijk om volwassenheid te zien in een bedrijf dat zich bezighoudt met het in kaart brengen en opzetten van de workflow.
Nu geen tijd om te lezen? Hoe zit het met het luisteren naar het artikel? Probeer het in de speler hieronder!
Geïnteresseerd in het ontwerpen van een workflow voor uw bedrijf? In dit bericht gaan we, naast het verkennen van het concept, bijdragen met 7 tips over hoe u de werkefficiëntie kunt verbeteren door dagelijks geoptimaliseerde werkwijzen toe te passen!
Workflow-definitie
We kunnen de workflow begrijpen als een standaardisatie en organisatie van de activiteiten van een bedrijf, waarbij alle dagelijkse vraag wordt opgedeeld in fasen, processen en attributies.
Belang van het organiseren van routinematige activiteiten
Om de deadlines en bepalingen te halen, is het noodzakelijk om de urgentie en prioriteit van de processen te begrijpen en dus een uitvoeringsopdracht te gehoorzamen, zodat het bedrijf de activiteiten ontwikkelt met een gedifferentieerde excellentie in de markt.
Zonder organisatie is er een onmiddellijk risico op dalende productiviteit, het genereren van onnodige kosten – vaak veroorzaakt door vertragingen en herwerk – en een gebrek aan afstemming tussen management en teams.
Verwacht geen goede resultaten als niet iedereen in het team, van management tot operations, hetzelfde werksysteem toepast, in overeenstemming met de organisatiecultuur en de doelstellingen van het bedrijf – natuurlijk rekening houdend met het feit dat er een goed gedefinieerde workflow is.
De 7 beste tips om de workflow in jouw bedrijf te verbeteren
Sommige praktijken zijn essentieel om activiteiten te structureren en productiviteit te waarborgen. Ze dienen om het team vorm en autonomie te geven, omdat het voor een manager, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de teams, bijna onmogelijk is om geïsoleerde controle te hebben over alles wat er binnen het bedrijf gebeurt.
Met een goede workflow is het mogelijk om het resultaat van de uitgevoerde werkzaamheden te centraliseren en te bewaken. Zie hieronder wat je kunt doen om deze doorstroming te verbeteren en voor goede resultaten te zorgen!
1. Stel realistische doelen
Als we het hebben over realistische doelen, is het belangrijk dat ze voor alle betrokkenen haalbaar zijn, zelfs als ze een hoge moeilijkheidsgraad hebben. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van de SMART-methodiek, die bestaat uit:
- Specifiek – specifieke doelen stellen;
- Meetbaar – meetbaar zijn;
- Een haalbaar – haalbaar;
- Realistisch – realistisch;
- Tijdig – een deadline hebben die moet worden gehaald.
Dit is een manier om alle professionals van het bedrijf erbij te betrekken, zodat ze hun activiteiten in hetzelfde tempo kunnen uitvoeren, met respect voor deadlines en de uitmuntendheid van gedeelde taken.
2. Automatiseer processen
Geautomatiseerde functies zorgen voor een effectievere levering van on-demand jobs. Technologie met al zijn innovatie biedt steeds meer managementtools om routine te vergemakkelijken.
Met een goed systeem kunt u een goed declaratie- en debiteurenbeleid opstellen en de regels voor interne betalingen en facturering definiëren. Dit zijn acties die een strengere controle mogelijk maken, waaronder snellere responstijden voor de klant.
3. Voer een inventarisatie van middelen uit
Het is bijna onmogelijk om een echt efficiënte workflow in te voeren als u niet over de middelen beschikt om dit te doen. Controleer de tools en middelen die beschikbaar zijn om de voortgang van alle procedures die het bedrijf moet uitvoeren te vergemakkelijken.
Alle middelen zijn geldig – menselijk, materieel, financieel, tijdelijk – en moeten op de beste manier worden gebruikt om mensen en processen aan te passen aan het voorstel voor het bestaan van het bedrijf.
4. Voer de mapping uit
Het bedrijf dat weet waar het heen wil, moet zich zorgen maken over het gestroomlijnd en objectief houden van zijn activiteiten. Hiervoor vergemakkelijken het in kaart brengen van de routine en het elimineren van buitensporig bureaucratisch en overbodig werk, naast het transparant maken van het proces, elke identificatie.
Maak van het in kaart brengen van processen een permanent naslagwerk, waar iedereen naar kan verwijzen bij twijfel of procedurefouten. Het moet elke actie sturen, ook als het gaat om het terugkeren naar het startpunt en het hervatten van een procedure.
5. Gebruik workflowsoftware
Workflow betekent precies workflow. Het kan handmatig worden voorbereid met behulp van spreadsheets, maar het zal niet zo efficiënt en veilig zijn als het gebruik van software met specifieke bronnen en hulpmiddelen.
Een workflow-software maakt het mogelijk om activiteiten te parametriseren en aan te passen, volgens de behoeften en perspectieven van het bedrijf met betrekking tot de resultaten die het wil behalen.
Daarnaast draagt de software bij aan slimmer beheer, door het gebruik van grafieken en rapporten ter ondersteuning van de besluitvorming over een project of een specifieke activiteit die een gedetailleerde workflow omvat.
6. Zet in op standaardisatie van processen
Het standaardiseren van processen komt niet alleen de workflow ten goede, maar het hele bedrijf, aangezien het tempo van de prestaties in strijd is met de duidelijkheid en precisie van elke procedure.
Activiteiten zoals betalingen, facturering, het genereren van verkooporders, het scheiden van producten in voorraad, verzending van goederen en bankafstemming vereisen een proces met een gestandaardiseerde stroom, waarbij immobilisatie en overmatige centralisatie ten koste van alles worden vermeden.
7. Investeer in strategieën die de productiviteit in de inzamelingssector verhogen
Default is een slechterik waar geen enkele ondernemer mee te maken wil krijgen. Het heeft een totale impact op de financiële gezondheid van een bedrijf en kan, wanneer het een grote schaal bereikt, zelfs zijn permanentie in de markt in gevaar brengen.
Voordat dat gebeurt, is het ideaal om een duidelijk incassobeleid vast te stellen, met de goedkeuring van adequate processen en procedures. Dat is waar een goede workflow om de hoek komt kijken – dagelijkse follow-up en tijdige acties kunnen het negatieve saldoniveau systematisch verlagen.
Door een facturatieflow te ontwerpen, kun je een stapsgewijze aanpak creëren, zodat het verantwoordelijke team onderhandelingsautonomie heeft bij het contact leggen met de klant.
Een geautomatiseerd systeem kan sommige handelingen standaardiseren, zoals het versturen van aanmaningen met vervaldatum per e-mail, het uitgeven van dubbele bankafschriften, het automatisch berekenen van rente en boetes.
Dit zijn strategieën om taken te optimaliseren en de productiviteit van de inzamelingssector en de motivatie van de werknemers die verantwoordelijk zijn voor elk proces te verhogen. Het is onwaarschijnlijk dat een afschrijving wordt vergeten of onterecht is als de informatie beschikbaar en correct is in dezelfde omgeving.
Zoals we hebben gezien, is het creëren van een facturatiestroom niets anders dan het organiseren van elk proces en het optimaliseren van de activiteiten die binnen het bedrijf worden uitgevoerd. Hiervoor is het essentieel om over adequate tools en middelen te beschikken, waaronder intelligente beheersoftware en goed opgeleide professionals.
Zonder dit kan het bedrijf ernstige gevolgen ondervinden, zoals verlies aan efficiëntie en geloofwaardigheid. Een goede workflow moet een constante bondgenoot zijn van het bedrijf dat een concurrentievoordeel wil behalen en een referentie in de markt wil worden.
Als je dit bericht leuk vond en vond dat het tijd was voor jouw bedrijf om te investeren in een efficiëntere workflow om zichzelf beter te positioneren in de markt, neem dan contact met ons op en leer meer over onze tools en functies. Ons team staat klaar om te helpen bij de groei van uw bedrijf!
