Leer hoe u een noodplan maakt voor uw kleine onderneming

“Voorkomen is beter dan genezen.”

Wie heeft die uitdrukking nog nooit gehoord, toch? Het geeft het belang weer van het zorgen voor planning, dat wil zeggen: a Noodplan, het voorspellen van bepaalde situaties om te voorkomen dat een ongebruikelijke actie ons overrompelt.

Het afgelopen jaar werd praktisch de hele wereld verrast door de pandemie en moest zich aanpassen aan technologische middelen om hun werk, studie en andere verplichtingen voort te zetten.

Bedrijven die al op de hoogte waren van de eerste tekenen van de opmars van het virus, konden een noodplan ontwikkelen zodat ze niet te veel werden getroffen door het scenario dat door de pandemie werd gecreëerd.

Maar het is vermeldenswaard dat niet alleen dit soort situaties een noodplan nodig hebben.

Veelvoorkomende problemen zoals het verlies van teamleden, klanten of leveranciers kunnen ook vooraf worden gepland. Daarom hebben we dit artikel opgesteld zodat u meer begrijpt over het hebben van een Plan B in uw bedrijf en hoe u op een eenvoudige manier uw noodplan kunt ontwikkelen. Uitchecken!

Wat is een calamiteitenplan en waar dient het voor?

Een Noodplan (of ook wel plan B, back-upplan of herstelplan genoemd) is een plan dat is ontworpen voor een ander resultaat dan het gebruikelijke of verwachte plan. Dat wil zeggen, het werkt als een alternatieve actie als de dingen niet gaan zoals gepland.

Zonder een bedrijfsnoodplan loopt u het risico niet effectief te kunnen controleren wat er met uw bedrijf zou kunnen gebeuren.

Maar wat zou “risico” zijn in mijn bedrijf?

Simpel gezegd, risico kan betrekking hebben op:

• Mogelijkheid van commercieel verlies of schade;
• Bedreigingen die het vermogen om zakelijke doelen te bereiken kunnen belemmeren of verzwakken;
• Situaties waarin het verwachte resultaat niet uitkomt (klanten reageren bijvoorbeeld niet goed op de lancering van een nieuw product).

In dergelijke gevallen zal het noodplan dienen om de schade veroorzaakt door onverwachte situaties te minimaliseren.

Als een bedrijf bijvoorbeeld een noodaggregaat heeft, betekent dit dat het team gewoon door kan werken, ook tijdens een stroomstoring.

Waarom is het belangrijk om een ​​noodplan te hebben?

Het calamiteitenplan is belangrijk omdat het een bedrijf in staat stelt om na een onvoorziene gebeurtenis zijn dagelijkse activiteiten zo snel mogelijk te hervatten.

Bovendien helpt deze planning bij het beschermen van resources, het minimaliseren van klantoverlast, het identificeren van capabele teams en het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden tijdens het herstelproces.

Zo kunnen alle activiteiten van het bedrijf hun volledige werking volgen.

Wat moet er in een calamiteitenplan staan?

Het noodplan moet de stappen bevatten volgens het bedrijf.

Er zijn bedrijven die verschillende volledig gedetailleerde stappen nodig hebben om een ​​scenario te overwinnen. Terwijl voor anderen een basisstructuur voldoende is.

Daarom is het belangrijk om een ​​gedetailleerde analyse van het bedrijf uit te voeren en te proberen bepaalde gebeurtenissen te voorspellen die schadelijker kunnen zijn als ze gebeuren dan andere.

Bekijk de belangrijkste punten waarmee bedrijven rekening houden bij het opstellen van een noodplan:

Scenario’s

Voordat u begint met plannen wat u wel en niet in uw herstelplan moet opnemen, moet u een analyse maken van de scenario’s die uw bedrijf ernstig kunnen schaden of die waarschijnlijk zullen gebeuren.

Probeer meerdere mogelijke scenario’s mee te nemen, zoals black-outs, overstromingen, contractbreuk met een grote leverancier, problemen met IT of cyberaanvallen.

triggers

Wees grondig in het specificeren van wat het noodplan kan activeren en hoe. Wordt uw plan bijvoorbeeld bij een overstroming alleen geactiveerd als het echt gebeurt of als er een slechtweeralarm is?

Elke situatie kan meer dan één trigger of activering hebben en elke trigger kan op een ander punt in het vlak beginnen.

Antwoord

Voeg een overzicht toe van de werkwijze die je gaat volgen naar aanleiding van het evenement. Neem in context het team of de mensen op die verantwoordelijk zijn voor de acties.

U moet ook definiëren wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het plan, voor elke stap en wat u wilt dat ze bereiken.

Onthoud dat het team of de mensen die de leiding hebben moeten weten wat er is gebeurd en hoe te handelen, zodat de gebeurtenis correct wordt opgelost.

Vergeet ook uw wettelijke verplichtingen niet en meld het incident indien nodig aan de bevoegde autoriteiten.

Tijdlijn

Maak een grafiek van de periode van het eerste uur tot de volgende paar weken, zodat u weet wat er moet gebeuren nadat het plan van kracht is geworden.

Dit is een complex en delicaat onderdeel, omdat het schema’s omvat, de situaties beschrijft en de terugkeer van activiteiten voorspelt, en bovendien bepaalt of uw bedrijf klaar is om terug te keren of niet.

5 tips voor het opstellen van een noodplan voor kleine bedrijven

Zoals u hier al hebt gelezen, vereist het maken van een noodplan voor uw kleine onderneming planning en andere analyses. Daarom hebben we een aantal tips voor je geselecteerd om structuur aan te brengen in je plan B. Check it out!

1 – Identificatie

Breng al uw bedrijfsrisico’s in kaart. Dit omvat bedreigingen met betrekking tot kernsoftwarefouten, leveranciersfouten en de beëindiging van een leider of kernteam.

Door elk item te herkennen, kunt u begrijpen en voorspellen wat er uit de normale stroom kan komen, en het uiteindelijk snel oplossen.

2 – Prioritering

Categoriseer alle risico’s en begin ze vervolgens te prioriteren op basis van de mate van impact op uw bedrijf.

Door bedreigingen te definiëren aan de hand van de effecten die ze kunnen veroorzaken, wordt het gemakkelijker als er meer dan één gebeurtenis tegelijkertijd plaatsvindt. Op deze manier kunnen jij en je team de meest urgente zaken afhandelen en de laagste voor later bewaren.

3 – Onderzoek

Beschrijf de impact die risico’s hebben op uw bedrijf.

Elk risico heeft een andere impact, afhankelijk van het bedrijf. Daarom zal het uitvoeren van een grondig onderzoek u helpen begrijpen waarop u zich moet concentreren wanneer de gebeurtenis plaatsvindt.

4 – Schematisering

Leg voor elk risico vast wat u moet doen als het zich voordoet.

Als het team weet wat er aan de hand is en hoe de eerste stappen kunnen worden gezet om het probleem op te lossen, kunnen ze taken verdelen om de reactietijd te versnellen.

U kunt de contactpersoon van het printeronderhoudsbedrijf in het plan laten staan, bijvoorbeeld voor het geval er een algemene storing in uw afbeelding was.

5 – Onderhoud

Maak een schema voor het bijwerken van het plan. Het is van groot belang dat iedereen op de hoogte is van het plan om het actueel te houden.

Als er iets gebeurt en het team dat verantwoordelijk is voor de oplossing niet op de hoogte is van de details of de wijzigingen van het plan bij de laatste verbetering, kan het langer duren dan nodig is om de dreiging onder controle te krijgen.

Sjablonen voor rampenplannen

Nu u al weet hoe belangrijk het is om een ​​noodplan op te stellen voor uw kleine onderneming, is het tijd om uit te zoeken welk model het meest ideaal is.

De waarheid is dat er verschillende soorten en stijlen van noodplannen zijn, zoals die gemaakt in spreadsheets of zelfs die zijn ontwikkeld in mentale kaarten.

De tip voor het kiezen van het beste model is om uw bedrijf te bestuderen, te begrijpen wat de behoeften zijn die in het plan moeten worden opgenomen en hun complexiteit, om vervolgens te weten welk model het beste past.