Virtuele teamoefening – Deel 3: aanpassingsvermogen

Virtueel Team Oefening 3: Aanpassingsvermogen

In het derde deel van onze serie concentreren we ons op de factor “aanpassingsvermogen”. Na “motivatie” en “samenwerkingsnorm” kijken we nu naar een ander aspect, waarvan de relevantie voor ons vooral begrijpelijk is in een bijzondere situatie zoals die veroorzaakt door het coronavirus. In het permanente thuiskantoor bevinden we ons in een bijzondere situatie met sociale beperkingen, waaraan we ons als team moeten aanpassen. Om duidelijk te maken hoe we ons als team kunnen inzetten voor de factor “aanpassingsvermogen”, gebruiken we “Mindset & Leiderschap” als een ander teamcompetentieveld uit ons 5-veldenmodel. Zoals gebruikelijk hebben we hiervoor een inspirerende en doelgerichte teamoefening voorbereid, die ook virtueel kan worden uitgevoerd voor teams op afstand.

Het overleven van de sterkste

De evolutietheorie heeft ons lang geleerd dat uiteindelijk de best aangepaste systemen overleven. De uitdrukking “survival of the fittest” gaat terug tot de Britse sociaal psycholoog Herbert Spencer, die de term introduceerde in de bespreking van Charles Darwins werk “The Origin of Species”. Letterlijk bedoelde hij “survival of the fittest” (in plaats van survival of the fittest). Darwin nam de term over in een nieuwe editie van zijn boek in 1869 en maakte het populair via de ‘Darwiniaanse evolutietheorie’.

Frédéric Laloux maakte een picturale overdracht van het aanpassingsvermogen van de natuur aan organisatiestructuren in zijn boek “Reinventing Organizations” uit 2014. Daarin presenteert hij het algemene “bos” -systeem, dat uit veel verschillende subsystemen bestaat, en vergelijkt ze met de wereld van werk.

In een bos is er geen “CEO-boom” die de val aankondigt aan alle andere planten en wezens zodat ze zich aanpassen.

Integendeel, elke kleinste eenheid in het bos heeft geslepen sensoren, die het kan gebruiken om zelfs minimale veranderingen in de omgeving waar te nemen en dienovereenkomstig te reageren. De afzonderlijke onderdelen wisselen elkaar voortdurend uit en passen zich aan – met het gemeenschappelijke doel om als totaalsysteem te groeien en te overleven. Laloux gebruikt deze metafoor om de volgende, noodzakelijke evolutiefase van organisaties in de 21e eeuw te beschrijven (in een ander artikel hebben we dit principe van “sense & response” al overgedragen aan organisaties: naar het artikel).

De transformatie in organisaties vindt plaats door het verder ontwikkelen van teams

Bedrijven handelen tegenwoordig meestal anders. In organisaties worden vanuit het hoofdkantoor de komende vijf jaar voorspeld, het traject uitgestippeld en de implementatie bewaakt. Dit principe van “Predict & Control” is stevig verankerd in bedrijfsculturen en dus ook stevig verankerd in de mindset van medewerkers. Maar hoe kan zo’n bedrijfsbrede mentaliteit worden doorbroken? Wij zijn ervan overtuigd dat cultuurveranderingen het beste kunnen worden doorgevoerd door de subsystemen aan te passen – de verandering komt dus via teams. Met het Berg & Macher organisatieniveaumodel beschrijven we precies die evolutionaire ontwikkelingsniveaus die teams ervaren in hun samenwerking. Met de evolutietheorie bewees Darwin al in het midden van de 19e eeuw dat we constant kunnen veranderen en ons kunnen aanpassen aan nieuwe situaties. Daarnaast wordt ook in de moderne wetenschap bevestigd dat wij mensen ons door constant leren verder kunnen ontwikkelen.

Het belang van het onderscheid tussen “fixed mindset” en “growth mindset”

Een groeiend aantal onderzoeken suggereert dat een groot deel van de persoonlijkheid niet in de genen is gecodeerd, maar een flexibel en dynamisch iets is dat gedurende het hele leven verandert en grotendeels wordt gevormd door ervaring. – Carol Dweck

Na gewerkt te hebben aan Columbia en Harvard University, begon de Amerikaanse psychologe Carol Dweck haar werk aan Stanford University in 2004 en wordt nu beschouwd als een van de meest invloedrijke onderzoekers op het gebied van persoonlijkheidsontwikkeling en motivatie. In haar werk maakt ze onderscheid tussen de “fixed mindset” en de “growth mindset”. De manier van denken gevormd door de mindset beïnvloedt de manier waarop mensen en teams snel omgaan met uitdagingen en veranderingen. Degenen met een vaste mindset geloven dat vaardigheden meestal aangeboren zijn, terwijl degenen met een groeimindset geloven dat elke vaardigheid kan worden verworven met inspanning of leren. Bijgevolg kan de aanpassing en verandering voor alle teams en dus organisaties worden geïmplementeerd als er een groeihouding in de cultuur is gevestigd.

Virtuele teamoefening op aanpassingsvermogen

Om het aanpassingsvermogen in teams te vergroten, trainen we de “groeimindset” met onze teamoefening. Je team zal merken dat leren en veranderen leuk kan zijn, dat elk individueel teamlid erbij wint en dat je als team door kleine aanpassingen sterker wordt. Inhoudelijk is de oefening gekoppeld aan het competentieveld “Mindset & Leiderschap”. In het gebied “Mindset” worden attitudes, denkwijzen en overtuigingen in twijfel getrokken bij individuen of in het hele team. De term “leiderschap” omvat enerzijds het werk van de manager of de leiderschapsstijl in het team. Aan de andere kant betekent dit ook de verantwoordelijkheid die elke individuele persoon in het team dagelijks op zich neemt: of het nu voor specifieke projecten is of voor het team als geheel om goed samen te werken en vooruitgang te boeken.

De Corona-crisis is een heel duidelijk voorbeeld van het feit dat we ons niet alleen economisch in een zeer volatiele en onzekere wereld bewegen (andere aspecten van de VUCA-wereld vind je in dit artikel). Zoals hierboven al beschreven, wordt in zulke tijden duidelijk dat een principe als “Predict & Control” alleen niet voldoende is. Het hierboven beschreven bos werkt meer volgens het “Sense & Respond”-principe. Om dit te benaderen moet er meer flexibel denken en werken komen in bedrijven. Voor onze teamoefening willen we ons oriënteren op de vierde leidraad van het “Agile Manifesto”:

Reageren op verandering is belangrijker dan het volgen van een plan.

De moderne agile-beweging versterkte zich rond de millenniumwisseling en definieerde in 2001 een manifest met vier leidende principes. Dit dient als referentiemodel voor agile teamwerk. Later zijn hieruit 8 agile waarden ontstaan. We nemen dit als uitgangspunt voor onze teamoefening, ontwikkelen concrete aanpakken in het team voor meer agile samenwerken en versterken zo het aanpassingsvermogen.

Uitvoeren van de teamtraining

1. Voorbereiding: In het eerste artikel van deze serie vind je een algemene voorbereiding op onze oefeningen (bij het artikel). Net als bij de andere teamoefeningen is het werken met een digitaal schoolbord (vb. muurschildering) aan te bevelen. Als alternatief helpt het als elk teamlid een stuk papier en een pen voor zich heeft tijdens het videogesprek, het resultaat voor de camera houdt of in de chat plaatst en er een moderator is die de inhoud op hun scherm samenstelt. We kunnen u bij deze oefening ook ondersteunen met kant-en-klare sjablonen en licenties als onderdeel van een virtuele workshop (vraag het ons)
2. Begin (5min): Aan het begin van de oefening verduidelijken we samen het doel van de virtuele workshop: Als team kiezen we één van de 8 agile waarden en ontwikkelen we een praktijk zodat deze waarde meer geleefd wordt en je team flexibeler wordt. Zo stimuleer je reflectie op samenwerking in het team, raak je geïnspireerd om nieuwe dingen te proberen en te leren. Ook ben je in staat om kleine structuren aan te passen. Het kan ook helpen bij deze oefening als je dit artikel voorafgaand aan de workshop aan het team verspreidt.
3. Agile Waarden – Discussie & Selectie (15min): Maak in het team kort duidelijk of de waarden voor jou begrijpelijk en begrijpelijk zijn. De waarden zijn:
   1. inzet
   2. eenvoud
   3. feedback
   4. focus
   5. communicatie
   6. moed
   7. openheid
   8. respect

   Vervolgens kies je als team de waarde die het meest relevant is voor jullie samenwerking in de huidige situatie. U kunt bijvoorbeeld voor elke waarde 1-5 vingers in de camera houden en de moderator zal de punten optellen. Digitale borden, zoals Mural, maken het heel eenvoudig om de verkiezing uit te voeren: hier kunt u digitale punten toekennen en de “winnaar” wordt automatisch bepaald.

4. Brainwriting & Prioritering (25min): Dan denk je na over je eigen individuele antwoorden op de twee vragen: “Waar (ervaren) wij deze waarde vandaag?” En “Welke nieuwe praktijk kunnen we implementeren om deze waarde nog adaptiever te maken?“ Verzamel de ideeën op een powerpoint of op het gemeenschappelijke digitale whiteboard. U stemt vervolgens op de best practice die u wilt implementeren.
5. Implementatie (10min): Brainstormt wat elk individu en team kan doen om deze praktijk tot leven te brengen en wijst verantwoordelijkheden, taken en volgende stappen dienovereenkomstig toe. Een voorbeeld: als team bepaal je de waarde “Feedback” en realiseer je je dat je al halfjaarlijkse beoordelingsgesprekken voert. Om nog flexibeler te worden, besluit u maandelijks “1:1 feedback” te geven (virtueel of fysiek). Om dit te kunnen implementeren, helpt het als je het eens bent over een werkwijze: je kunt een korte video gebruiken als basis die iedereen in het team kan zien (bijvoorbeeld de bevindingen van het TED-team) of je kunt het eens worden over de “ start-stop Doorgaan”-methode die we presenteerden in onze teamoefening over de samenwerkingsnorm. Een andere aanbeveling is om bewust “proefritten” uit te voeren. Deze helpen om te identificeren wat goed en minder goed werkt, dus feedback is echt waardevol voor het hele team.
6. Voltooiing (5min): Gefeliciteerd – je hebt de lancering van je eerste nieuwe praktijk bepaald! Ons beschreven voorbeeld is slechts één variant van het implementeren van nieuwe werkwijzen – uiteindelijk is de volledige creativiteit van het team vereist. Sommige vernieuwingen of veranderingen lijken in het begin misschien onbekend voor de een of de ander, maar dat is precies waar het om gaat: in kleine stapjes aanpassingsvermogen leren in een team om een ​​allesomvattende houding ten opzichte van groei vast te stellen #GrowthMindset.

Op dit moment bevelen we vaak twee waardevolle overwegingen voor teams aan:

1. “De recensie”: Zoals beschreven in het voorbeeld, is het belangrijk om testruns uit te voeren. Voeg daar een iteratieve aanpak aan toe en optimaliseer stap voor stap uw praktijk. In dit proces is het waardevol om regelmatig retrospectieven te houden, dus jezelf af te vragen: wat gaat er goed aan deze praktijk? Wat moeten we aanpassen of toevoegen? Hiervoor is ook onze doenersteam-retrospectieve geschikt, die je kunt uitvoeren met behulp van onze bijpassende Berg & Doer-poster.
2. “De externe moderator”: We modereren tal van teamworkshops bij heel verschillende bedrijven. Juist bij deze oefening kunnen we de workshop ondersteunen met inspirerende ideeën en zo zorgen voor een waardevol resultaat. Als u uw teamoefening wilt laten modereren door een ervaren teamfacilitator – onsite, offsite of virtueel: vraag het ons!